感想では稟議が通らない
試用の報告が「使いやすかった」「思ったより精度が良かった」で終わると、決裁する側は判断できません。良し悪しを聞いているのではなく、払う金額に見合うかを聞いているからです。
一方で、効果を細かく測ろうとして測定の手間が増えると、本来の業務が止まります。中小企業で現実的なのは、項目を絞り、試用の前後で同じ測り方をすることです。測る項目が少なくても、前後で比べられる形になっていれば判断の材料になります。
比べる相手は「今のやり方」
比較の対象は、他社のサービスではなく自社の現状です。いま議事録にどれだけの時間と手戻りが発生しているか。ここを押さえずに試用を始めると、終わったときに比べるものがありません。
試す前に測っておく
試用を始める前の1週間か2週間、いまのやり方のまま次を記録してください。特別な道具は要りません。
- 対象にする会議を3つから5つ決める（定例で、繰り返し開いているもの）
- 各会議の時間（開始と終了）
- 議事録を書いた人と、書くのにかかった時間
- 会議の終了から、関係者に共有されるまでの日数
- その会議に関して「聞いていない」「そう決まっていたのか」が出た件数
三番目は、本人に手元でメモしてもらうのが早いです。正確な分数でなくてよく、30分単位の感覚でかまいません。大事なのは、試用後も同じ粒度で測ることです。
試用中に測る4つの数字
1 議事録にかかる時間
録音から、共有できる形になるまでの作業時間です。自動で作成された記録を確認して直す時間が、ここに入ります。ゼロにはなりません。確認の工程は残るので、そこを含めて測ってください。
2 共有までの日数
会議の終了から関係者に届くまでの日数です。時間の削減より、こちらのほうが社内で説明しやすい場合があります。3日後に届いていた記録が当日中に届くようになると、決まったことが動き出す時期が変わります。
3 手戻りの件数
「聞いていない」「そう決まっていたのか」「担当は自分だったのか」が出た回数です。1件あたりの時間は短くても、やり直しの発注や段取り変更につながると影響が大きくなります。件数で数えておくと、あとから金額に換算して説明できます。
4 直した箇所の数
自動で作成された記録のうち、手で直した箇所です。これは効果ではなく、運用設計のための数字です。誤変換が特定の用語に集中しているなら、専門用語を登録することで減らせます。どこを直しているかが分かると、確認の工程をどこに絞るかも決められます。
時間だけで判断しない
削減時間に時給を掛けて金額を出す計算はよく使われますが、そのまま社内に出すと反論が来ます。
- 議事録を書いていた時間が、そのまま別の売上につながるとは限らない
- 書いていたのが役員や管理職なら、時給の設定が難しい
- 削減された時間が細切れだと、まとまった仕事には使えない
時間の数字は出しておくとして、それだけに寄りかからないほうが通りやすくなります。合わせて示したいのは、次のような変化です。
- 会議中にメモを取らなくてよくなり、議論に参加できる人が増えた
- これまで記録を残していなかった打合せも、残るようになった
- 決定事項と担当が分かれて出るので、やることの追跡がしやすくなった
- 欠席者への共有が当日中にできるようになった
二番目は見落とされやすい変化です。これまで記録が残っていなかった場に記録ができることは、削減ではなく増加の効果です。時間短縮の枠で考えていると、この部分が評価から漏れます。
費用と並べて見る
効果の側の数字が出たら、費用と並べます。HANALOGの有料プランは、個人プランが月2,200円（税込）、ビジネスプランが1ユーザーあたり月2,200円（税込）です。年払いの場合は1ユーザーあたり月あたり1,980円（税込）になります。最新の条件や最低利用人数は料金ページをご確認ください。
並べ方としては、次のように整理すると社内で話しやすくなります。
- 何人分の利用が必要か（会議で録音する人だけでよいのか、記録を扱う人も含めるのか）
- 月額の合計
- 試用で測った削減時間を、月あたりに換算した値
- 手戻りの減少件数
一番目は先に決めておいてください。全社員分で見積もると金額が大きくなり、判断が止まります。まず会議を主催する人、記録を担当する人に限って始め、効果が見えてから広げる進め方があります。
試用期間の設計
HANALOGは、録音するだけで文字起こし・要約・決定事項・アクション（担当と期限）・今後の予定を自動で作成します。PCとスマートフォンのブラウザ（Chrome・Edge・Safari）で使えます。オンライン会議で相手の声も取り込む場合は、PCの画面共有から音声を取り込む形です（ChromeとEdgeのみ）。会議室に入れるボットは不要なので、相手方の許可を取ってボットを入れる調整は発生しません。スマートフォン専用のアプリは準備中で、いまはブラウザ版をホーム画面に登録して使う形です。できあがった記録はWordとPDFで書き出せます。
無料トライアルは登録から1か月、クレジットカードの登録は不要です。カードを登録しないため、自動で課金されることはありません。試す期間が決まっているので、次のように設計すると比べやすくなります。
- 対象の会議を最初に決め、途中で増やさない
- 毎回同じ人が記録を担当する（人によって作業時間が変わるため）
- 最初の1週間は慣れる期間として、数字の集計からは外す
- 2週目に専門用語を登録し、3週目以降の誤変換と比べる
- 最終週に、上の4つの数字を集計する
AIは間違えます
試用の評価で最も誤解が生まれやすいのがここです。AIは間違えます。音声認識は聞こえた音と前後の文脈から言葉を推測する仕組みなので、誤変換が出ます。社名や人名、金額、専門用語は、音が近い別の語に置き換わることがあります。注意が要るのは、文字の誤りよりも、決まっていないことが決定として書かれる場合です。「検討します」が「対応します」と記録されても、日本語としては自然に読めるため気づきにくい。試用の設計には、確認の工程を組み込んでおいてください。確認なしで使ったときの精度を評価しても、実際の運用とは違う数字になります。
録音は参加者の同意を得てから
会議の録音には参加者の同意が必要です。試用であっても同じです。冒頭で「記録のために録音します」と伝えてください。社内でデータの扱いを聞かれたときのために、HANALOGでは音声は文字起こし後3日で削除（設定で残す場合も最大30日）、AIの学習には使わず、解約・退会から30日で全削除という扱いであることを、試用を始める前に共有しておくと進めやすくなります。
続けるかどうかの決め方
判断の基準は、試用を始める前に決めておいてください。終わってから基準を考えると、出た数字に合わせて基準が動きます。
- 議事録にかかる時間が、月あたりでどれだけ減れば続けるか
- 共有までの日数が何日になれば合格とするか
- 確認の工程にどれだけ時間がかかるなら、運用として重すぎると見るか
- 誰が使うか、何人で始めるか
三番目を入れておくのが要点です。時間が減っても、確認の負担が特定の人に寄るなら、その運用は続きません。誰がどこを確認するかまで含めて、試用の期間中に決めておいてください。
費用対効果の計算は、導入を正当化するための作業ではありません。自社の会議で何が起きていたかを数字で見る機会でもあります。測ってみた結果、議事録の時間より会議そのものの回数が問題だと分かることもあります。詳しくは料金ページをご確認ください。
1か月、実際の会議で測ってみる。
HANALOGの無料トライアルは登録から1か月、クレジットカードの登録は不要です。カードを登録しないため、自動で課金されることはありません。