オンライン会議の議事録づくり｜音声の取り込み方と、共有までの段取り

対面とオンラインで、何が変わるか

オンライン会議は、議事録にとって有利な面と不利な面があります。まず有利な面です。全員がマイクに向かって話すため、声が拾いやすくなります。資料も画面で共有されるので、何について話しているかが後から追いやすい。対面の立ち話より、記録の条件は整っています。

一方で不利な面もあります。

• 担当者が画面操作と発言を同時にこなすため、メモを取る余裕が少ない
• 通信の乱れで音声が途切れ、聞き返しができない
• 発言が重なったとき、誰の発言か分かりにくい
• 会議が終わると全員がすぐ退出し、その場で確認できない

最後の点は見落とされやすいところです。対面なら会議のあとに「さっきの納期、10月7日でしたよね」と一言確認できます。オンラインでは退出した瞬間に確認の機会が消え、後からチャットやメールで往復することになります。だからこそ、会議中に記録を取り切る仕組みが効きます。

オンライン会議の音声を残す3つの方法

1 会議ツールの録画機能を使う

オンライン会議ツールの多くには、録画機能が備わっています。追加の準備がいらないのが利点です。ただし、できあがるのは動画ファイルであって議事録ではありません。1時間の会議を見返す時間が必要になり、作成時間はむしろ増えることがあります。また、保存先や保存期間が会議ツールの設定に左右される点も確認が必要です。

2 別の端末で録音する

スマートフォンのボイスメモをPCの横に置いて録る方法です。手軽ですが、スピーカーから出た音を空気越しに拾うため、音質が落ちます。専門用語や数字の聞き取りには不利な条件です。

3 ブラウザでパソコンの音ごと録音する

会議ツールの音声を、空気を経由せずPCの中から取り込む方法です。相手の声が劣化しないため、記録の条件としては最も安定します。

HANALOGは、対応ブラウザから、マイクとパソコンの音を録音できます（環境によってはマイクの音だけになります）。会議室に入れるボットは不要なので、参加者一覧に見慣れないアカウントが増えることもありません。録音するだけで、文字起こし・要約・決定事項・アクション（担当と期限）・今後の予定までが自動で作られます。

なお、本番の会議で使う前に、社内で一度試して音声が取れるか確かめておくと安心です。

録音の前に、参加者へ伝える

会議の録音には、参加者の同意が必要です。オンラインでも考え方は対面と同じで、開始前に伝えて了承を得ます。

社内の定例会議なら「記録のために録音します」の一言で足ります。会議運用のルールに録音の方針を書いておけば、毎回の説明が短く済みます。社外の方が参加する打合せでは、「議事録作成のために録音させていただいてもよろしいでしょうか」と確認してから開始してください。断られたときは録音しない、という判断もあらかじめ社内で決めておくと、担当者が迷いません。

継続的な取引先であれば、打合せの案内文に「記録のため録音する場合があります」と一文を入れておく方法もあります。その場で初めて切り出すより、相手も判断しやすくなります。

データの扱いを聞かれたときに答えられるように

外部のサービスを使う場合、音声データの保存期間や、学習に使われるかどうかを尋ねられることがあります。参考として、HANALOGでは音声は文字起こし後3日で削除（設定で残す場合も最大30日）、預かったデータをAIの学習に使うことはなく、解約・退会から30日ですべて削除という扱いです。社内で共有しておくと、その場で答えられます。

聞き取りやすく残すための会議中の工夫

録音の方式を整えたら、次は会議の進め方です。特別なことは要りません。

• 発言のはじめに名前を言う（「営業の田中です」）
• 数字と日付は、口頭でもう一度繰り返す
• 社内の略称を使ったら、正式名称も一度添える
• 発言が重なったら、司会が一度整理して言い直す
• 会議の終わりに、決まったこととやることを読み上げる

最後の「読み上げ」は効果が大きいところです。終了前の1分で決定事項とアクションを口に出しておくと、その部分が音声にはっきり残り、議事録の精度が上がります。参加者の認識をそろえる効果もあります。

自動で作った議事録は4か所を確認する

AIは間違えます。音声認識は音と前後の文脈から言葉を推測するため、業界特有の言葉や社内の略称が、音の近い別の語に変わることがあります。要約の段階で、話の重みづけがずれることもあります。

とはいえ、全文を読み直していては時間短縮になりません。後から問題になりやすい次の4か所に絞って確認するのが現実的です。

• 決定事項：決まっていないことが決定として書かれていないか
• 数字：金額、数量、単価、率
• 日付と期限：いつまでに、いつから
• 固有名詞：会社名、担当者名、商品名、型番

HANALOGでは、誤変換されやすい表記と正しい表記を登録しておくと、文字起こしと議事録の表記を置き換えられますが、それでも誤りがなくなるわけではありません。確認する場所を4か所に決めておくことのほうが、運用としては確実です。

会議前から共有までの段取り

実際の流れは次のようになります。

• 会議の案内に、録音する場合があることを書いておく
• 開始時に、記録のため録音することを伝えて了承を得る
• ブラウザから録音を開始する
• 会議の終わりに、決定事項とアクションを読み上げる
• 終了後、自動で作られた議事録の4か所を確認して直す
• WordまたはPDFで書き出し、社内の様式や共有先に合わせて配布する

ここで決めておきたいのが、確認する人です。議事録を作った人ではなく、その会議に出席していた人が見るようにしてください。出ていない人には、書かれている内容が事実かどうかを判断できません。

オンラインでも人に残る仕事

自動化できるのは、聞き取って整理して形にするところまでです。次の判断は人に残ります。

• 書かれていることが事実として正しいか
• 社内・社外に出してよい表現になっているか
• 記録に残すべきでない発言が含まれていないか
• この議事録を誰に届けるべきか

言い換えると、議事録づくりの時間は「作る時間」から「確かめる時間」へ移ります。総量が減り、担当者ひとりに集中していた負担が分散するのが、現実的な効果です。「議事録がゼロ分になる」と考えて導入すると、期待と実際がずれます。

どれくらい短くなるかは、会議の人数、通信の状態、求める体裁によって変わります。判断するには、ふだんのオンライン会議で一度試して、音声が取れるか、議事録の下書きがどこまで使える形になるかを見るのが確実です。有料プランの内容は料金ページをご確認ください。